Office Essential - Business Excel အကြောင်း လေ့လာထားသင့်သည်များ(၁)

      ရုံးလုပ်ငန်းသုံး စာရင်းများတွက်ချက်မှုအတွက် အသုံးပြုရာတွင် အလွန်အသုံးဝင်သည့် Software အနေဖြင့် Microsoft Office Excel ကိုလူတိုင်းသိကြပြီးဖြစ်ပါသည်။ အသုံးပြုသူအနေအားဖြင့် လုပ်ငန်းလိုအပ်ချက်အပေါ်တွင် အခြေခံ၍ Microsoft Office Excel ကိုအသုံးပြုနေကြပါသည်။ ထို့အတွက် အသုံးပြုသူများ အနေဖြင့် မိမိလုပ်ငန်းခွင်အတွက် ပိုမိုအကျိုးရှိစွာ အသုံးပြုနိုင်စေရန် ရည်ရွယ်၍ Microsoft Excel နှင့်ပတ်သက်သည့် လုပ်ငန်းခွင်အတွင်းအသုံးပြုနိုင်သည့် နည်းစနစ်များကို ယခုတစ်ပတ်အတွက် စုစည်းဖော်ပြပေးလိုက်ပါသည်။ Microsoft Excel ပိုင်းကို ကျွမ်းကျင်ပိုင်နိုင်စေဖို့ရာ အောက်ပါ ကဏ္ဍများကို ခွဲခြား သိရှိနားလည်ထားရမည် ဖြစ်ပါသည်။

1. Formatting

2. Functions and Formulas

3. Charts

4. Analysis

5. Validating and Auditing

6. Enhancing Productivity

7. Collaborative Editing များဖြစ်ကြသည်။

1.Formatting

     ဤကဏ္ဍသည် အသုံးပြုသူများအားလုံးလိုလို ရင်းနှီးကျွမ်းဝင်ပြီးသားဖြစ်သော Cells များနှင့် Worksheets များအကြောင်းကို သိရှိနားလည်ထားရန်လိုပါသည်။ Autoformat / table styles များကို Cell range များအတွင်းဖန်တီးနိုင်စေခြင်း နှင့် အခြားသော Additional formatting များကို cell content များအတွင်း ဖန်တီးပြုလုပ်ခြင်းများကို သိရှိနားလည်ထားရမည်။ ၎င်းအပြင် Custom number formats များအတွက် မိမိလိုအပ်သလို ပြုပြင်ပြောင်းလဲ တတ်ရမည်ဖြစ်သည်။ Worksheets မိမိအသုံးပြုသည့် Worksheets များကို Spreadsheets တစ်ခုအတွင်း Copy , Move များပြုလုပ်ခြင်း ကိုလည်း သိရှိနားလည်ထားရမည်ဖြစ်ပါသည်။ ၎င်းအပြင် လက်ရှိဖွင့်လှစ်ထားသော Windows တစ်ခုအတွင်း Data Validation များ တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးနိုင်ရန် အတွက် Split ပြုလုပ်ခြင်းများကိုလည်း ပြုလုပ်နိုင်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။ အောက်ပါပုံကိုကြည့်ပါ။

Split WIndows

Right Click Menu

၎င်းအပြင် Excel Files အတွင်းရှိ Row , column , worksheets များကိုလည်း လိုအပ်သလို Hide လုပ်ခြင်းများ လည်း သိရှိနားလည်ထားရန် လိုပါသည်။ ၎င်းအတွက် မိမိ Hide ပြုလုပ်လိုသည့် Row, Column , Worksheets တစ်ခုခုကို Select ပြုလုပ်ပြီး Right Click နှိပ်ကာ Hide ကို ရွေးခြယ်ခြင်းဖြင့် အလွယ်တကူ ပြုလုပ်ဖန်တီး နိုင်ပါသည်။ ပြန်လည်ဖော်ပြလိုပါကလည်း Unhide ပြုလုပ်ခြင်းဖြင့် အလွယ်တကူ ပြန်လည်ဖွင့်လှစ်နိုင်ပါလိမ့်မည်။

2.Function & Formulas

      ဤကဏ္ဍသည် Excel ၏အသက်သွေးကြောဖြစ်သည်။ Excel အသုံးပြုသူများသည် မိမိလိုအပ်ချက် အရဖြစ်စေ၊ လုပ်ငန်းခွင်လိုအပ်ချက်အရဖြစ်စေ Functions များနှင့် Formulas များကို လိုအပ်သလို အသုံးချ နိုင်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။ထို့အတွက် အသုံးများသည့် Formulas များကို လေ့လာထားကြရန်လိုအပ်ပါသည်။ Function များကိုအသုံးပြုရာတွင် မိမိအသုံးပြုမည့် Function Name များ၏နောက်တွင် =Functions/Formula() ခံ၍ အသုံးပြု သည်ကို တွေ့ရှိရမည်ဖြစ်ပါသည်။Functions များနှင့် Formula များကို သက်ဆိုင်ရာ ကဏ္ဍအလိုက် ခွဲခြားလေ့လာကြည့်လျှင်အောက်ပါအတိုင်း တွေ့မြင်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။

Date & Time Function

-TODAY : [=TODAY()]

-NOW : [=NOW()]

-DAY , MONTH , YEAR [=DAY/MONTH/YEAR(Serial_Number)]

      မိမိပြုလုပ်ဖန်တီးထားသော Excel worksheets အတွင်း အချိန်ကာလ၊ ရက်စွဲများနှင့် နေ့ရက် အချက်အလက်များအတွက် Date & Time Function ကိုအသုံးပြုပါသည်။ လက်ရှိရက်စွဲကိုဖော်ပြရာတွင် [=TODAY()] ကိုအသုံးပြုပြီး ၊ လက်ရှိအချိန်နှင့် ရက်စွဲကိုတစ်ပါတည်း ဖော်ပြလိုလျှင် [=NOW()] ကိုအသုံးပြုကာ၊ ရက် ၊ လ၊ နှစ် သီးခြား ဖော်ပြချက်များအတွက် [=DAY(Serial_Number)] , [=MONTH(Serial_Number)] , [=YEAR(Serial_Number)] အဖြစ် ထည့်သွင်း အသုံးပြုနိုင်သည်။ Serial Number များသည် date argument များဖြစ်ပြီး မိမိကောက်ယုူလိုသည့် Cell Number ဖြစ်ပါသည်။ ထို day , month , year Functions များသည် သက်ဆိုင်ရာ Number format များအဖြစ်သာ ဖော်ပြ ပေးမည်ဖြစ်ပါသည်။

Mathematical Functions

-ROUNDDOWN : [=Rounddown(number,num_digits)] -ROUNDUP : [=Rounup(number,num_digits)] -SUMIF :[=sumif(range,criteria, [sum_range])]

      မိမိထည့်သွင်းထားသော number digits များကို လိုချင်သည့် number digits အရေအတွက်နှင့် ဒဿမကိန်း ဖော်ပြချက်များအတွက် အတိုးအလျော့ပြုလုပ်ရာတွင် rounddown နှင့် roundup Functions များကိုအသုံးပြုနိုင်သည်။ Sumif Function ကိုမူ မိမိစာရင်းရေးသွင်းထားသော အချက်အလက်များထဲမှ အမျိုးအမည်တူ တစ်ခု၏ တန်ဘိုး စုစုပေါင်းကို ရှာရာတွင် အသုံးပြုနိုင်သည်။ ဥပမာအားဖြင့် အောက်ဖော်ပြပါ ဇယားကွက်အတွင်းမှ “Sail City” ဟုအမည်ပါရှိသော အချက်အလက်များ၏ စုစုပေါင်းတန်ဘိုးကို ရွေးနှုတ်ကာ ပေါင်းလိုသည်ဆိုပါက sumif Function ကိုအသုံးပြုနိုင်သည်။ အသုံးပြုရာတွင် =SUMIF(range,criteria,[sum_range]) ဟူ၍ အသုံးပြုရမည် ဖြစ်ပြီး Criteria အတွင်းရှိ Data ကို (“”)ခံကာအသုံးပြုရမည်ဖြစ်ပါသည်။ အောက်ပါ ပုံကို လေ့လာ ကြည့်ပါ။

Statistical Functions

-COUNTIF : [=COUNTIF(range,criteria)]

-COUNTBLANK : [=COUNTBLANK(range)]

-RANK : [=RANK(number,ref,[order]]

      Countif , countblank functions များသည် မိမိသတ်မှတ်ထားသည့် တန်ဘိုးများ(သို့) ထိုတန်ဖိုးများထက် နည်းသည့်အရေအတွက်နှင့် များသည့်အရေအတွက်များကို တွက်ချက်ရေတွက်ရာတွင် အသုံးပြုပြီး ၊ Blank Area Counting ပြုလုပ်ရာတွင်လည်း အသုံးပြုနိုင်ပါသည်။ Rank functions မှာမူ မိမိပြုလုပ်ဖန်တီးထားသည့် စာရင်းဇယားအတွင်းမှ အချက်အလက်များကို level အလိုက် Ranking ပြုလုပ်ရာတွင်အသုံးပြုနိုင်သည်။ အောက်ပါပုံကို လေ့လာကြည့်ပါ။

Rank Function Example

Text Functions

-LEFT : [=LEFT(text,[num_chars]) ]

-RIGHT:[=RIGHT(text,[num_chars]) ]

-MID:[=MID(text,[num_chars]) ]

-TRIM:[=TRIM(text.)] -CONCATENATE:[=(text1,[text2]….)]

      ၎င်း Text Functions များသည်လည်း အသုံးဝင်သောကဏ္ဍတွင်ပါဝင်လာပါသည်။ မိမိဖန်တီးပြုလုပ်ထားသော Excel File အတွင်းရှိ Data များကို သတ်မှတ်ထားသော Cell အတွင်းတွင် ရွေးနှုတ် ဖော်ပြလိုလျှင် အသုံးပြုနိုင်သည်။ Left , right , mid Functions များအသုံးပြုထားပုံကိုဖော်ပြပါပုံတွင် လေ့လာကြည့်နိုင်ပါသည်။

Text Function Example

      အထက်ပါဥပမာကိုကြည့်မည်ဆိုပါက “Cell B” တွင် Left function ကိုအသုံးပြုထားပြီး “Cell C” တွင် Right Function ကိုအသုံးပြုထားသည်။ ၎င်းအပြင် မိမိဖန်တီးရေးသားထားသော Cell များအတွင်းမှ စာသာများတွင် ပါရှိနေသော Spaces များကို ဖယ်ရှားရှင်းလင်းရန်အတွက် Trim Function ကိုအသုံးပြုနိုင်ပါသေးသည်။ Trim သည် စာသားများအတွင်းရှိ Space တစ်နေရာမှလွဲ၍ ကျန်သော Spaces များကို အလွယ်တကူ ဖယ်ရှားပေးမည် ဖြစ်ပါသည်။ Concatenate Functions သည် Cell နှစ်ခု အတွင်းရှိ အချက်အလက်များကို Cell တစ်ကွက်တွင် စုစည်း ဖော်ပြလိုပါက အသုံးပြုနိုင်သည်။ ဥပမာ First Name , Last Name ခွဲခြားမှုများအတွက် ပေါင်းစည်း ကောက်ယူရာတွင် လည်း သုံးနိုင်ပါသေးသည်။ အောက်ပါ ပုံကိုကြည့်ပါ။

Concatenate Function Example

အပိုင်း (၂) ကို ဆက်လက် ဖတ်ရှုနိုင်ပါမည်။

အောင်ပြည့်ဖြိုး(PHYO Training Institute)