Office Essentials - Business Excel အကြောင်းလေ့လာထားသင့်သည်များ (၂)



-FV : [=FV(rate,nper,pmt)]

-PV : [=PV(rate,nper,pmt)]

-PMT : [=PMT(rate,nper,pv)]


      Financial ပိုင်းဆိုင်ရာတွက်ချက်မှုများအတွက် Future Value (FV) နှင့် Present Value (PV) Functions များကို အသုံးပြုကြသည်။ ၎င်းတို့တွင် arguments များအဖြစ် rate , nper နှင့် pmt တို့ပါရှိပြီး ၎င်းတွင်ရှိသော rate သည် သတ်မှတ်ကာလတစ်ခုအတွက် Interest rate ဖြစ်ပြီး nper သည် number of payment ဖြစ်ကာ pmt argument သည် သတ်မှတ်ကာလအတွင်း ပေးရမည့် rate ဖြစ်သည်။ PMT Function သည် ချေးငွေအတွက် အခါအားလျော်စွာပေးသွင်းရမည့် ပုံသေ payment ကိုတွက်ချက် ရာတွင်အသုံးပြုသည်။၎င်းတွင် ပါရှိသော argument များသည် အထက်တွင်ဖော်ပြချက်များနှင့် တူညီပြီး FV Function ကို PMT တွက်ချက်ရာတွင် ထည့်သွင်းအသုံးပြုထားသည်။အောက်ပါ ပုံကိုကြည့်ပါ။ ချေးငွေ Amount တစ်ခုအတွက် Monthly Payment တွက်ချက်ပုံကိုဖော်ပြထားပါသည်။ PMT value များသည် (-)Sign ဖြင့်ဖော်ပြလေ့ရှိသည်။ ၎င်းကို ပျောက်စေလိုပါက PMT Function ရှေ့တွင် (-) Signs ခံ၍လည်းကောင်း pv တန်ဖိုးနေရာတွင် (-)Sign ခံ၍လည်းကောင်း ဖျောက်နိုင်ပါသည်။

PMT Function Example


Lookup Functions

-VLOOKUP : [=VLOOKUP(lookup_value, table_array , col_index_num,[range_lookup])]

-HLOOKUP : [=VLOOKUP(lookup_value, table_array , row_index_num,[range_lookup])]


      မိမိရေးသွင်းထားသော စာရင်းတစ်ခုအတွင်းရှိ information တစ်ခုကိုရှာဖွေရာတွင် Lookup Function ကိုအသုံးပြုနိုင်သည်။ ဖန်တီးထားသော Table Array ပေါ်တွင်မူတည်၍ Vertical Lookup(vlookup) အဖြစ်လည်းကောင်း Horizontal Lookup (hlookup) အဖြစ်လည်းကောင်းအသုံးပြုနိုင်ပါသည်။ Lookup Function ၏ဖွဲ့စည်းအသုံးပြုပုံကို အောက်ပါပုံတွင် လေ့လာနိုင်ပါသည်။ Lookup Function ကို argument ၃ မျိုးဖြင့် ဖွဲ့စည်းထားသည်။ ၎င်းတို့မှာ lookup value , table array နှင့် column index number တို့ဖြစ်ကြသည်။


How's Lookup function work.


Database Functions


-DCOUNT: [=DCOUNT (database, field, criteria)]

-DSUM: [=DCOUNT (database, field, criteria)]

-DAVERAGE: [=DCOUNT (database, field, criteria)]

-DMIN: [=DCOUNT (database, field, criteria)]

-DMAX: [=DCOUNT (database, field, criteria)]


      ၎င်း Database Function များသည် ထည့်သွင်းထားသော အချက်အလက်များထဲမှ ရှာဖွေလိုသည့် အချက်များကို ရွေးချယ်စစ်ဆေးရာတွင် အသုံးပြုနိုင်သည်။ ဥပမာအားဖြင့် ဌာနအသီးသီးရှိ ဝန်ထမ်းစာရင်းပြုစုထားသည့် ဇယားထဲမှ မိမိအလိုရှိသည့် ဌာနမှ ဝန်ထမ်းများ၏လစာ အချက်အလက်များကို ရယူလိုပါကသုံးနိုင်သည်။

     DCOUNT DCOUNT Function တွင် (D) သည် Database ကို ကိုယ်စားပြု၍ Count သည် မိမိရှာဖွေလိုသည့် အချက်အလက်များ၏ အရေအတွက်ကို ဆိုလိုသည်။ ၎င်းသည် မိမိအလိုရှိသည့်အချက်အလက် များရှိနေသည့် Rows များကို ရေတွက်ရာတွင်အသုံးပြုသည်။ DCOUNTA ၎င်းသည် DCOUNT Function နှင့်ဆင်တူပြီး Blank မဟုတ်သော Values များကို ရွေးနှုတ်ပေးသည်။

DSUM ၎င်းသည် မိမိအလိုရှိသည့် အချက်အလက်များရှိနေသည့် rows များအတွင်းရှိ Fields များကိုပေါင်းပေးနိုင်သည်။

      DAVERAGE , DMAX , DMIN ၎င်း Functions များသည်လည်း DSUM နည်းတူပင် Average ရှာခြင်း Maximum နှင့် Minimum ရှာခြင်းများကို ပြုလုပ်ပေးနိုင်သည်။


Using IF Function

-IF : [=IF(logical test , action if true , action if false)]


      IF function သည် Excel အသုံးပြုသူများကြား မရှိမဖြစ်အသုံးပြုနေကြရသည့် Function အမျိုးအစား တစ်ခုဖြစ်ပြီး လွန်စွာအသုံးတည့်ပါသည်။ ၎င်း Function သည် if condition အခြေအနေအတွင်း မိမိအလိုရှိသည့် result တစ်ခု ထွက်ပေါ်လာစေရန်သုံးသည်။ IF function နှင့်အတူ အောက်ဖော်ပြပါ Operators များကိုလည်း တွဲဖက်အသုံးပြုနိုင်သည်။


IF Operator


အောက်ပါ ဥပမာတစ်ခုကို လေ့လာကြည့်လျှင်

=IF(C3>50,D3*10%,0)


     ၎င်း statement တွင် အကယ်၍ C3 သည် 50 ထက်ကြီးသည်ဆိုပါက D3 တွင်ရှိနေသော Number တစ်ခုခုကို 10% မြှောက်စေပြီး၊ အကယ်၍သာ C3 သည် 50 ထက်ငယ်နေမည်ဆိုပါက 0 အဖြစ်သတ်မှတ်စေမည်ဖြစ်သည်။

     Using Nested IF Function အသုံးများသည့် IF function ကို ထပ်မံချဲ့ထွင်၍ အသုံးပြုလိုသည်ဆိုပါက Nested နည်းစနစ်ဖြင့် အသုံးပြုနိုင်ပါလိမ့်မည်။ Nested စနစ်သည် IF functions များကို ထပ်ဆင့်အသုံးပြုသွားခြင်းဖြစ်ပါသည်။

Nested IF function ကိုအောက်ပါအတိုင်း ဖွဲ့စည်းထားသည်။

     =IF(logical test , action if true , IF(logical test , action if true, action if false)) Using an AND & OR Condition with IF ထပ်မံ၍ IF function ကို AND Condition နှင့်သော်လည်းကောင်း OR Contition နှင့်သော်လည်းကောင်းတွဲဖက်အသုံးပြုနိုင်သေးသည်။ တစ်ခုထက်ပိုသော Statement ပေးလိုခြင်းများအတွက် AND ကိုအသုံးပြုနိုင်ပြီး ၊ “သို့မဟုတ်” Statement တစ်ခုအတွက် OR ကိုကြားခံအသုံးပြုနိုင်သည်။

    3-D Reference within a SUM Function ၎င်းသည် Worksheets များအကြား ပေါင်းခြင်းလုပ်ငန်းစဉ်ကို လုပ်ဆောင်ပေးခြင်းဖြစ်သည်။ပုံမှန် SUM function ၏အလုပ်လုပ်ပုံအတိုင်းပင် Worksheets တစ်ခုနှင့် တစ်ခုအကြား အသုံးပြုနိုင်သည်။ Excel နှင့်ပတ်သက်သော functions များသည် များပြားလှပြီး အခြားသော functions များစွာလည်း ကျန်ရှိနေသေးသည်ဖြစ်ရာ မိမိလုပ်ငန်းခွင်နှင့်ကိုက်ညီနိုင်မည့် Functions များကို လေ့လာထားသင့်ပါသည်။


3. Charts


      မိမိ၏လုပ်ငန်းလည်ပတ်နေသည့် အခြေအနေများကို ဖော်ပြရာတွင် လေ့လာကြည့်ရှု့သူများ ရှင်းလင်းစွာသဘောပေါက်နားလည် စေရန်အတွက် Data Table များအစား Chart များကို အသုံးပြု၍ အလွယ်တစ်ကူ ဖော်ပြပေးနိုင်ပါသည်။


Chart Icon Group


      Charts များကို မိမိအလိုရှိသည့် ပုံစံဖြင့် ဖန်တီးပြုလုပ်နိုင်ပြီး ၎င်း Charts များအတွင်းရှိ Data ဖော်ပြချက်များမှာ မိမိရေးသွင်းထားသော Cells များအတွင်းရှိ Data များဖြစ်သည်။ ဖန်တီးပြုလုပ်ပြီးသား Charts များကို ပြုပြင်ပြောင်းလဲလိုပါက ၎င်း Chart ကို Select ပြုလုပ်ပြီး ပေါ်လာသော Design Tab မှ Change Chart Type ကို ရွေးခြယ်ကာ ပြောင်းလဲ နိုင်ပါသည်။

Changing Chart types


      မိမိလက်ရှိပြုလုပ်ပြီးသား Charts များအတွင်း ဖော်ပြထားသော Data သတ်မှတ်ချက်များကို ပြန်လည် ပြုပြင်လိုပါကလည်း Select Data ကိုအသုံးပြုပြီး ပြန်လည်သတ်မှတ်ပေးခြင်းကိုလည်း သိရှိထားရမည် ဖြစ်သည်။ ၎င်းအပြင် Charts များ၏ နောက်ခံဒီဇိုင်းများ ပြောင်းလဲခြင်းများကိုလည်း နားလည်သိရှိထားရမည်ဖြစ်ပါသည်။ Charts များနှင့်ပတ်သက်သော ဒီဇိုင်း အချက်အလက်များကို Format Tab တွင်ပြုပြင်ပြောင်းလဲနိုင်သေးသည်။ Charts များကို လုပ်ငန်းခွင်အသီးသီး၊ နယ်ပယ်အသီးသီးတွင် တွင်ကျယ်စွာအသုံးပြုနေကြသဖြင့် အရေးပါသော Excel Tools တစ်ခုဖြစ်ပါသည်။


4.Analysis


      ၎င်းကဏ္ဍတွင် အဓိကပါဝင်သည်များမှာ Table အသုံးပြုခြင်းပင်ဖြစ်သည်။မိမိထည့်သွင်းထားသည့် Data Table ထဲမှ အချက်အလက်များကို ရွေးချယ်ပြီး မိမိစိတ်ကြိုက် Data Table တစ်ခုဖန်တီးနိုင်ရန်အတွက် Pivot Table ကို အသုံးပြုနိုင်သည်။ Pivot Table သည် များပြားလှသော Data ပမာဏများ ကို Categories များနှင့် Subcategories များအဖြစ် အလွယ်တကူဖော်ပြပေးနိုင်သဖြင့် Data များကို Organise ပြုလုပ်ရာတွင်ဖြစ်စေ၊ အကျဉ်းချုပ် ဖန်တီးရာတွင်ဖြစ်စေ အလွယ်တကူ ကြည့်ရှု သိရှိစေနိုင်ရန် အကူအညီပေးသည်။ Pivot Table ရှိအကျဉ်းချုပ်စာရင်းများကို ကြည့်ရှုရာတွင် rows to columns များအဖြစ်လည်းကောင်း column to rows များအဖြစ်လည်းကောင်း အလွယ်တကူ ပြောင်းလဲ ကြည့်ရှုနိုင်သည်။


Pivot Table တစ်ခုကို မပြုလုပ်မီ သိရှိထားရမည့် အချက်များမှာ-

  • Data table တစ်ခုရှိ ထိပ်ဆုံး Top row သည် Column headers ပါဝင်နေရမည်။

  • Data table အတွင်းရှိ row အသီးသီးသည် သက်ဆိုင်ရာ တိကျသေချာသော အချက်အလက်များ ဖြစ်ရမည်။

  • Data table တစ်ခုအတွင်းရှိ Column များရှိအချက်အလက်များသည် information အမျိုးအစား တူညီရမည်။

  • Blakn row နှင့် column များပါဝင်နေခြင်းမရှိရပါ။ - အကယ်၍ Column တစ်ခုတွင် Blank အဖြစ်ထားရှိလိုပါက တန်ဖိုး (0) ထားရှိရမည်။

၎င်း Pivot Table တစ်ခုကိုဖန်တီးလိုပါက Insert Tab အတွင်းရှိ Pivot Table icon ကိုနှိပ်ပြီး ဖန်တီးနိုင်ပါသည်။ အောက်ပါဥပမာများကို လေ့လာကြည် ပါ။

Need Data for Pivot Table


Example of pivot table

Pivot Table Fields


5. Validating & Auditing


      ၎င်း ကဏ္ဍတွင် မိမိဖန်တီးထားသော စာရင်းဇယားများကို မှန်ကန်မှုရှိမရှိ၊ Error ရှိမရှိစစ်ဆေးခြင်း၊ Formula များကို ဖော်ပြစစ်ဆေးခြင်း၊ Auditing ပြုလုပ်ခြင်း၊ Comment များနှင့် Notes များ ရေးသားခြင်းများ ပါဝင်သည်။၎င်း တို့ကို ပြုလုပ်ဖန်တီးခြင်းများအတွက် Data Tab မှတစ်ဆင့် ပြုလုပ်နိုင်ပါသည်။


6. Enhancing Productivity


      ၎င်းကဏ္ဍတွင် မိမိပြုလုပ်ဖန်တီးထားသော စာရင်းဇယားများကို Print ထုတ်ယူခြင်း၊ Export ပြုလုပ်ခြင်းများ၊ Cell Ranges များကို အမည်ပေးခြင်း၊ ပြန်ဖျက်ခြင်း၊ Paste Special များ အသုံးပြုခြင်း၊ Template များအသုံးပြုခြင်း၊ Linking & Embedding စနစ်အသုံးပြုခြင်း၊ Delimited data များကို Text files များမှတစ်ဆင့် ထည့်သွင်းခြင်း ၊ Automation စနစ်ဖြစ်သော Macro များကိုအသုံးပြုခြင်းများပါဝင်ပါသည်။ ၎င်းတို့ကိုလည်း Excel အသုံးပြုသူများအနေဖြင့် နားလည်တတ်မြောက်ထားသင့်သည်။


7.Collaborative Editing


      ၎င်းကဏ္ဍအတွက် Tracking ပြုလုပ်ခြင်းများ၊ Workbook ကို Protect ပြုလုပ်ခြင်းများ ပေါင်းစပ် ပါဝင် နေသည်။ ၎င်းအတွက် မိမိပြုလုပ်ထားသော စာရင်းဇယားအတွင်းရှိ Data များကို Tracking ပြုလုပ်နိုင်ရမည် ဖြစ်ပြီး လိုအပ်သလိုလည်း ပြန်လည်ပြုပြင်နိုင်ရမည်ဖြစ်ပါသည်။ ၎င်းကဏ္ဍအတွက် Review Tab ကိုအသုံးပြုပြီး လိုအပ်သည့် Formula ပြောင်းလဲခြင်း၊ စစ်ဆေးခြင်းများ Spelling စစ်ဆေးခြင်းများ Data Entry များ မှန် မမှန် စစ်ဆေးခြင်းများကို ပြုလုပ်ပြီး အချောသတ်အဆင့်ရောက်အောင် ဖန်တီးခြင်းများမှာ Excel အသုံးပြုနေသည့် User တိုင်းအတွက် မသိမဖြစ်သိရှိထားသင့်သည့် အချက်များဖြစ်သဖြင့် လေ့လာထား သင့်ကြောင်းအကြံပြုအပ်ပါသည်။ အထက်ပါအချက်အလက်များအားလုံး ကိုပိုင်နိုင်ကျွမ်းကျင်ပြီဆိုလျှင် လုပ်ငန်းခွင်အတွင်းတွင်လည်း အခက်အခဲမရှိ အသုံးပြုနိုင်မည်ဖြစ်သလို ECDL/ICDL Foundation မှစစ်ဆေးပေးနေသည့် Spreadsheets International Exams များကိုလည်း ဝင်ရောက်ဖြေဆိုနိုင်ရန်အတွက် အထောက်အကူပြုပါလိမ့်မည်။


အောင်ပြည့်ဖြိုး (PHYO Training Institute)

Contact Us ( Main Office)

No.16, 1st floor, Aung Taw Mu Street, Myaynigone,

Sanchaung Township, Yangon, Myanmar.

Email: enquiry@phyo.org

Hotline : 09427791205

  • Twitter B&W
  • Facebook B&W
  • Google+ B&W
  • Instagram B&W

We Accept

  • Facebook
  • Twitter
  • YouTube
  • Instagram

© 2020  Copyright by PHYO Training Institute